Conformité générale et exigences de dépôt annuel pour les entreprises de Hong Kong

Heure mise à jour: 27 Dec, 2018, 17:28 (UTC+08:00)

Cet article a pour but de fournir un aperçu de la conformité légale en cours et des exigences de dépôt annuel pour la société à responsabilité limitée de Hong Kong .

Exigences de conformité de base

Une société à responsabilité limitée à Hong Kong doit:

Conservez une adresse enregistrée locale (boîte postale non autorisée). La société offshore corp fournira une adresse à l' Unit 1411, 14/Floor, Cosco Tower, 183 Queen's Road Central, Sheung Wan, Hong Kong pour votre nouvelle société!
Maintenir un secrétaire de société résidant localement (en personne ou en personne morale). Nous serons votre secrétaire d'entreprise!
Maintenir au moins un administrateur qui est une personne physique (locale ou étrangère; plus de 18 ans)
Maintenir au moins un actionnaire (personne physique ou morale; local ou étranger; plus de 18 ans)
Maintenir un auditeur désigné, sauf s'il s'agit d'une société considérée comme «dormante» en vertu de l'ordonnance sur les sociétés (c'est-à-dire une société qui n'a effectué aucune transaction comptable pertinente au cours d'un exercice).
Informer le registre des sociétés de toute modification des données sociales de la société, y compris l'adresse du siège social, les coordonnées des actionnaires, des administrateurs, du secrétaire de la société, des modifications du capital social, etc. comme suit:
- Notification du changement d'adresse du siège social - dans les 15 jours suivant la date du changement
- Notification de changement de secrétaire et de directeur (nomination / cessation) - dans les 15 jours à compter de la date de nomination ou de cessation d'agir
- Notification du changement des coordonnées du secrétaire et du directeur - dans les 15 jours à compter de la date du changement des coordonnées
- Notification de changement de dénomination sociale - dépôt du formulaire statutaire NNC2 dans les 15 jours suivant l'adoption de la résolution spéciale de changement de dénomination sociale
- Notification de l'adoption d'une résolution spéciale ou de certaines autres résolutions - dans les 15 jours suivant l'adoption de la résolution
- Notification de tout déménagement des livres statutaires de la société depuis le siège social de la société - dans les 15 jours suivant le changement.
- Notification de toute attribution ou émission d'actions nouvelles - dans un délai d'un mois après l'attribution ou l'émission.
Renouvelez l'enregistrement d'entreprise un mois avant l'expiration sur une base annuelle ou une fois tous les trois ans, selon que votre certificat est valable un an ou trois ans. Le certificat d'enregistrement d'entreprise doit être affiché en tout temps au principal établissement de l'entreprise.
Tenir une assemblée générale annuelle (AGA) dans les 18 mois suivant la date de constitution; les AGA suivantes doivent avoir lieu chaque année civile, l'intervalle entre chaque AGA ne dépassant pas 15 mois. Les administrateurs doivent déposer les comptes financiers de l'entreprise (c'est-à-dire le compte de profits et pertes et le bilan) conformément au cadre des normes d'information financière de Hong Kong (FRS). Un rapport de gestion doit être établi en liaison avec les comptes annuels.
Respectez les délais de dépôt des comptes annuels et les exigences du registre des sociétés et de l'administration fiscale de Hong Kong. Plus de détails à ce sujet sont fournis plus loin dans cet article.
Tenir à tout moment les registres et documents suivants: certificat de constitution, certificat d'enregistrement d'entreprise, statuts, procès-verbaux de toutes les réunions des administrateurs et des membres, registres financiers mis à jour, sceau de la société, certificats d'actions, registres (y compris registre des membres, registre des administrateurs et partage S'inscrire).
Maintenez les licences commerciales nécessaires, le cas échéant.
Tenir des registres comptables précis et détaillés pour permettre de déterminer facilement les bénéfices évaluables de l'entreprise. Tous les registres doivent être conservés pendant sept ans à compter de la date de transaction. Ne pas le faire entraînera une pénalité. Si les registres comptables sont conservés en dehors de Hong Kong, les déclarations doivent être conservées à Hong Kong. Depuis le 1er janvier 2005, Hong Kong a adapté un cadre de normes d'information financière (FRS) qui a été calqué sur les normes internationales d'information financière (IFRS), publié par l'International Accounting Standards Board (IASB).

General Compliance & Annual Filing Requirements for Hong Kong Companies

Les registres commerciaux d'une entreprise doivent inclure:

Les livres de comptes enregistrant les recettes et les paiements, ou les recettes et dépenses
La documentation sous-jacente nécessaire pour vérifier les écritures dans les livres de comptes; tels que les bons, les relevés bancaires, les factures, les reçus et autres documents pertinents
Un registre des actifs et passifs de l'entreprise
Un enregistrement quotidien de tout l'argent reçu et dépensé par l'entreprise avec les détails à l'appui des reçus ou des paiements

Exigences et délais de dépôt annuel

Les entreprises locales et étrangères (une filiale constituée ou une succursale enregistrée) à Hong Kong sont soumises à des exigences de dépôt annuel auprès de l'Inland Revenue Department (IRD) et du registre des sociétés. Les exigences de dépôt annuel des sociétés à responsabilité limitée de Hong Kong sont les suivantes:

Dépôt de la déclaration annuelle auprès du registre des sociétés

Une société à responsabilité limitée constituée à Hong Kong en vertu de l'ordonnance sur les sociétés est tenue de déposer une déclaration annuelle signée par un administrateur, secrétaire de la société, gérant ou représentant autorisé auprès du registre des sociétés. Toutefois, une société privée qui a demandé un statut de dormance (c'est-à-dire une société qui n'a pas effectué d'opérations comptables pertinentes au cours d'un exercice) en vertu de l'ordonnance sur les sociétés est dispensée de déposer des déclarations annuelles.

Une déclaration annuelle est une déclaration, sous une forme spécifiée, contenant les coordonnées de la société telles que l'adresse du siège social, les actionnaires, les administrateurs, le secrétaire, etc. Il n'est pas nécessaire de déposer les comptes financiers de la société auprès de la société Enregistrement.

Le rapport annuel doit être produit une fois par année civile (sauf l'année de sa constitution) dans les 42 jours suivant l'anniversaire de la date de constitution de la société. Même si les renseignements contenus dans la dernière déclaration n'ont pas changé depuis, vous devez quand même produire une déclaration annuelle avant la date d'échéance.

Le dépôt tardif entraîne des frais d'enregistrement plus élevés et la société et ses dirigeants sont passibles de poursuites et d'amendes.

Dépôt de la déclaration de revenus annuelle auprès de l'Inland Revenue Department (IRD)

Conformément au droit des sociétés de Hong Kong, chaque société formée à Hong Kong doit déposer une déclaration de revenus (également appelée déclaration de revenus à Hong Kong) ainsi que ses comptes vérifiés sur une base annuelle auprès de l'Inland Revenue Department of Hong Kong («IRD ”).

L'IRD émet des notifications de dépôt de déclaration de revenus aux entreprises le 1er avril de chaque année. Pour les sociétés nouvellement constituées en société, la notification est généralement envoyée le 18e mois de la date de constitution. Les entreprises doivent produire leur déclaration de revenus dans un délai d'un mois à compter de la date de notification. Les entreprises peuvent demander une prolongation, si nécessaire. Vous pouvez encourir une pénalité ou même des poursuites si vous ne soumettez pas votre déclaration de revenus à la date d'échéance.

Lors de la production de la déclaration de revenus, les pièces justificatives suivantes doivent également être jointes:

Le bilan de la société, le rapport de l'auditeur et le compte de résultat relatif à la période de base
Un calcul fiscal indiquant comment le montant des bénéfices imposables (ou des pertes ajustées) a été obtenu

Responsabilité des administrateurs de la société de Hong Kong

Il est de la responsabilité des administrateurs de l'entreprise de s'assurer que les exigences de conformité initiales et continues sont respectées. Le non-respect peut entraîner des amendes ou même des poursuites. Il est prudent de faire appel aux services d'un cabinet professionnel pour garantir le respect permanent des règles statutaires et des règlements de l'ordonnance sur les sociétés de Hong Kong.