Tuân thủ chung & Yêu cầu nộp hồ sơ hàng năm cho các công ty Hồng Kông

Bài viết này là để cung cấp một cái nhìn tổng quan về việc tuân thủ theo luật định và các yêu cầu nộp đơn hàng năm cho các công ty TNHH Tư Nhân Hồng Kông.

Yêu cầu tuân thủ cơ bản

Một công ty TNHH tư nhân ở Hồng Kông phải:

• Duy trì một địa chỉ đăng ký địa phương (P.O. Box không được phép). Công ty chúng tôi sẽ cung cấp địa chỉ đăng ký công ty cho bạn theo số 1411, Tầng 14, Tháp Cosco, 183 Queen's Road Central, Sheung Wan, Hồng Kông!
• Duy trì một thư ký công ty là cư dân địa phương (cá nhân hoặc cơ quan công ty). Chúng tôi sẽ là thư ký công ty của bạn!
• Duy trì ít nhất một giám đốc (người địa phương hoặc người nước ngoài; trên 18 tuổi)
• Duy trì ít nhất một cổ đông (người hoặc cơ quan công ty; người địa phương hoặc người nước ngoài; trên 18 tuổi)
• Duy trì một kiểm toán viên được chỉ định trừ khi đó là một công ty được coi là không hoạt động, theo quy định của Pháp lệnh công ty (tức là một công ty không có giao dịch kế toán liên quan trong một năm tài chính).
• Thông báo cho Cơ quan đăng ký công ty về bất kỳ thay đổi nào trong công ty bao gồm địa chỉ đăng ký, chi tiết của các cổ đông, giám đốc, thư ký công ty, thay đổi vốn cổ phần, vv như sau:
  • Thông báo thay đổi địa chỉ của văn phòng đã đăng ký - trong vòng 15 ngày sau ngày thay đổi
  • Thông báo về việc thay đổi thư ký và giám đốc (Bổ nhiệm / Ngừng) - trong vòng 15 ngày kể từ ngày bổ nhiệm hoặc ngừng hành động
  • Thông báo thay đổi chi tiết của thư ký và giám đốc - trong vòng 15 ngày kể từ ngày thay đổi chi tiết
  • Thông báo thay đổi tên công ty - nộp mẫu theo luật định NNC2 trong vòng 15 ngày sau khi thông qua nghị quyết đặc biệt để thay đổi tên công ty
  • Thông báo về việc thông qua nghị quyết đặc biệt hoặc một số nghị quyết khác - trong vòng 15 ngày
  • Thông báo về bất kỳ sự di chuyển nào của công ty Sách theo luật định của công ty từ văn phòng đã đăng ký của công ty - trong vòng 15 ngày sau khi thay đổi.
  • Thông báo về bất kỳ sự phân bổ hoặc phát hành cổ phiếu mới - trong vòng một tháng sau khi giao hoặc phát hành.
• Gia hạn đăng ký kinh doanh một tháng trước khi hết hạn và tùy thuộc vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của bạn có giá trị trong một năm hay ba năm. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải được hiển thị mọi lúc tại trụ sở chính của công ty.
• Tổ chức đại hội thường niên (AGM) trong vòng 18 tháng kể từ ngày thành lập; các ĐHCĐ tiếp theo phải được tổ chức hàng năm theo lịch, với khoảng thời gian cách nhau giữa mỗi ĐHCĐ không quá 15 tháng. Các giám đốc phải lập kê khai các tài khoản tài chính của công ty (tức là tài khoản lãi và lỗ và bảng cân đối kế toán) tuân thủ khuôn khổ chuẩn mực báo cáo tài chính (FRS) của Hồng Kông. Giám đốc phải báo cáo các tài khoản hàng năm.
• Các tài khoản hàng năm phải được nộp tuân thủ theo thời hạn và yêu cầu của cơ quan đăng ký thuế của công ty Hồng Kông. Thông tin chi tiết về điều này được cung cấp sau trong bài viết này.
• Duy trì các hồ sơ và tài liệu sau đây mọi lúc: Giấy chứng nhận thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, điều khoản của hiệp hội, biên bản tất cả các cuộc họp của giám đốc và thành viên, cập nhật hồ sơ tài chính, con dấu công ty, chứng chỉ cổ phiếu).
• Duy trì giấy phép kinh doanh cần thiết.
• Duy trì hồ sơ kế toán chính xác và chi tiết để có thể đánh giá lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp dễ dàng. Tất cả các hồ sơ phải được giữ lại trong bảy năm kể từ ngày giao dịch. Công ty sẽ bị phạt nếu không thực hiện theo những yêu cầu trên. Nếu hồ sơ kế toán được lưu giữ bên ngoài Hồng Kông, lợi nhuận phải được lưu giữ tại Hồng Kông. Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2005, Hồng Kông đã điều chỉnh khung Chuẩn mực Báo cáo Tài chính (FRS) được mô phỏng theo Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS), do Ủy ban Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IASB) ban hành.

Một hồ sơ kinh doanh của công ty phải bao gồm:

• Sổ sách kế toán ghi lại thanh toán, hoặc thu nhập và chi tiêu của công ty
• Các tài liệu cơ bản cần thiết để xác minh các mục trong sổ sách kế toán; chẳng hạn như chứng từ, báo cáo ngân hàng, hóa đơn, biên lai và các giấy tờ liên quan khác
• Hồ sơ về tài sản và nợ phải trả của doanh nghiệp
• Một hồ sơ hàng ngày về tất cả số tiền mà doanh nghiệp nhận và sử dụng cùng với các chi tiết hỗ trợ về các khoản thu hoặc thanh toán

Yêu cầu và thời hạn nộp hàng năm

Các công ty trong và ngoài nước (một công ty con hoặc chi nhánh đã đăng ký) ở Hồng Kông đều phải tuân thủ các yêu cầu nộp đơn hàng năm với Cục Doanh Thu Nội Địa (IRD) và cơ quan đăng ký công ty. Các yêu cầu nộp đơn hàng năm của các công ty TNHH tư nhân Hồng Kông như sau:

Nộp hồ sơ hoàn vốn hàng năm với công ty đăng ký

Một công ty TNHH tư nhân được thành lập tại Hồng Kông theo pháp lệnh, công ty được yêu cầu nộp tờ khai hàng năm được ký bởi giám đốc, thư ký công ty, người quản lý hoặc đại diện được ủy quyền với cơ quan đăng ký công ty. Tuy nhiên, một công ty tư nhân đã áp dụng trạng thái không hoạt động (nghĩa là một công ty không có giao dịch kế toán liên quan trong một năm tài chính) theo pháp lệnh công ty sẽ được miễn nộp thuế lợi tức hàng năm.

Lợi nhuận hàng năm là một khoản hoàn trả, dưới một hình thức cụ thể, bao gồm các chi tiết của công ty như địa chỉ của văn phòng đã đăng ký, cổ đông, giám đốc, thư ký, v.v. Không có yêu cầu nộp tài khoản tài chính của công ty với công ty đăng ký.

Lợi nhuận hàng năm phải được nộp một lần trong mỗi năm dương lịch (trừ năm thành lập công ty) trong vòng 42 ngày kể từ ngày kỷ niệm ngày thành lập công ty. Ngay cả khi thông tin trong lần hoàn trả cuối cùng không thay đổi kể từ đó, bạn vẫn cần phải nộp một khoản hoàn trả hàng năm trước ngày đáo hạn.

Nộp muộn sẽ bị thu phí đăng ký cao hơn và công ty có thể bị truy tố và phạt tiền.

Nộp tờ khai thuế hàng năm với Cục Thu Nhập Nội Địa (IRD)

Theo luật công ty Hồng Kông, mọi công ty được thành lập tại Hồng Kông, phải nộp tờ khai thuế (còn gọi là khai thuế lợi nhuận ở Hồng Kông) cùng với các tài khoản được kiểm toán trên cơ sở hàng năm với Cục Doanh Thu Nội Địa Hồng Kông (IRD).

IRD phát hành thông báo khai thuế cho các công ty vào ngày 1 tháng 4 hàng năm. Đối với các công ty mới thành lập, thông báo thường được gửi vào tháng thứ 18 sau khi thành lập. Các công ty phải nộp tờ khai thuế của họ trong vòng một tháng kể từ ngày thông báo. Các công ty có thể yêu cầu gia hạn nếu cần. Bạn có thể phải chịu một khoản thanh toán tiền phạt hoặc thậm chí truy tố, nếu bạn không nộp tờ khai thuế trước ngày đáo hạn.

Khi nộp tờ khai thuế, các tài liệu hỗ trợ sau đây cũng phải được đính kèm:

• Bảng cân đối kế toán của công ty, báo cáo của kiểm toán viên và tài khoản lãi và lỗ liên quan đến giai đoạn cơ sở
• Một bảng tính  thuế cho biết mức độ đánh giá lợi nhuận (hoặc khoản lỗ được điều chỉnh) đã được đưa ra tại

Giám đốc trách nhiệm của công ty Hồng Kông

Giám đốc của công ty có trách nhiệm đảm bảo công ty phải tuân thủ các yêu cầu từ cơ quan nhà nước Hồng Kông. Không tuân thủ có thể dẫn đến tiền phạt hoặc thậm chí truy tố. Nên thận trọng khi tham gia các dịch vụ của một công ty chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ liên tục các quy tắc và quy định theo luật của pháp lệnh Công ty Hồng Kông.

Xem thêm:

• Đăng ký tên công ty Hồng Kông
• Thành lập công ty ở Hồng Kông