Πώς λειτουργεί μια συνάντηση διευθυντών;

Το διοικητικό συμβούλιο εξετάζει τις επιδόσεις της εταιρείας, αντιμετωπίζει σημαντικά ζητήματα και εκτελεί νομικές ευθύνες. Γενικά, όλοι οι διευθυντές έχουν ίση βάση για τα ζητήματα της εταιρείας, επομένως ο καθένας έχει δικαίωμα μιας ψήφου όταν εκδίδεται απόφαση σε συνεδρίαση των διευθυντών . Ωστόσο, υπάρχουν ειδικές περιπτώσεις στις οποίες τα άρθρα αναφέρουν διαφορετικά. Εάν δεν επιτευχθεί συναίνεση (δεν υπάρχει πλειοψηφία ψήφων), ο πρόεδρος έχει τον τελευταίο λόγο για το εν λόγω θέμα ή η απόφαση μπορεί να τεθεί σε αναμονή.

Το επίσημο και νομικό αρχείο για μια συνεδρίαση των διευθυντών ονομάζεται πρακτικό. Είναι ένα έγγραφο που έχει οριστικοποιηθεί, εγκριθεί και δημοσιευθεί σύμφωνα με τους κανόνες και τους κανονισμούς του διοικητικού συμβουλίου. Αυτό γίνεται από τον γραμματέα της εταιρείας. Συνήθως τηρείται με τα μητρώα εταιρειών ή διατηρείται σε ηλεκτρονική μορφή. Πρέπει να επιθεωρείται από διευθυντές και ελεγκτές ανά πάσα στιγμή, αλλά δεν δημοσιοποιείται για όλους.

Τα πιο συχνά θέματα κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης διευθυντών περιλαμβάνουν:

• Διορισμός νέου προέδρου, γραμματέα και ανάθεση διευθυντών με νέα καθήκοντα και ευθύνες.
• Έκδοση πιστοποιητικών μετοχών στους μετόχους.
• Επιβεβαίωση τυχόν προθεσμιών και άλλων απαιτήσεων όπως άδειες, τήρηση αρχείων, λογιστική και έλεγχος.
• Προτάσεις και συστάσεις για δραστηριότητες άλλων εταιρειών, όπως χρηματοδότηση, πρόσληψη, μάρκετινγκ και διαφήμιση, καθώς και προμηθευτές και παρόχους υπηρεσιών.

Ο πρόεδρος ή ένας μεμονωμένος διευθυντής μπορεί να καλέσει σε συνάντηση διευθυντών . Ωστόσο, μια ειδοποίηση της συνάντησης πρέπει να σταλεί εκ των προτέρων σε όλους τους διευθυντές. Αυτή η ειδοποίηση πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομερώς: χρόνο, τοποθεσία και πρόγραμμα, σκοπό της συνάντησης και προτεινόμενα ψηφίσματα.