Hvordan fungerer et bestyrelsesmøde?

Bestyrelsen gennemgår virksomhedens resultater, behandler væsentlige spørgsmål og udfører juridisk ansvar. Generelt har alle direktører lige fod med hensyn til selskabets anliggender, derfor har hver enkelt ret til en stemme, når der fremsættes en afgørelse på et bestyrelsesmøde . Der er dog særlige tilfælde, hvor artiklerne siger noget andet. Hvis der ikke opnås enighed (der er ikke stemmeflertal), får formanden det sidste ord i nævnte sag, eller beslutningen kan sættes på vent.

Den officielle og juridiske protokol for et bestyrelsesmøde kaldes referatet. Det er et dokument, der er færdiggjort, godkendt og offentliggjort i henhold til bestyrelsens regler og forskrifter. Dette gøres af virksomhedens sekretær. Det opbevares normalt i virksomhedsregistre eller opbevares i elektronisk form. Det skal til enhver tid inspiceres af direktører og revisorer, men offentliggøres ikke for alle.

De mest almindelige emner under et bestyrelsesmøde inkluderer:

• Udpeger en ny formand, en sekretær og tildeler direktører med nye opgaver og ansvar.
• Udstedelse af aktiebeviser til aktionærer.
• Bekræftelse af eventuelle frister og andre krav såsom licenser, journalføring, regnskab og revision.
• Forslag og anbefalinger til andre virksomheders aktiviteter såsom finansiering, rekruttering, marketing og reklame og leverandører og serviceudbydere.

Formanden eller den enkelte direktør kan indkalde til et bestyrelsesmøde . Dog skal der på forhånd sendes en indkaldelse til mødet til alle direktørerne. Denne meddelelse skal indeholde detaljer: tid, sted og tidsplan, formålet med mødet og forslag til beslutninger.